Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 01.10.2026

1. Operatorul de date

1.1. Această Politică de Confidențialitate explică modul în care Imopolis Smart Buildings SRL, cu sediul social în București, Str. Nerva Traian nr. 27-33, Birou 6, Sc. B, Et. 1, Sector 3, înmatriculată la Registrul Comerțului sub nr. J2024001567405, CUI RO45714204 (denumită în continuare „cabinet-hub”, „noi”), colectează, utilizează, divulgă și protejează datele dumneavoastră atunci când vizitați și utilizați site-ul cabinet-hub.ro („Site-ul”) și serviciile noastre de rezervare și subînchiriere de cabinete, servicii dedicate profesioniștilor în domeniul activităților de consiliere psihologică.

1.2. Imopolis Smart Buildings SRL desfășoară activități de subînchiriere de spații dedicate profesioniștilor în domeniul activităților de consiliere psihologică și de suport de grup. Serviciile cabinet-hub nu vizează în mod direct persoane fizice, ci sunt adresate către diverse forme de exercitare a profesiei în domeniul psihologiei.

1.3. Pentru confidențialitatea datelor utilizatorilor noștri, realizăm prelucrarea datelor în considerarea Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal („GDPR”) și cu legislația națională aplicabilă, în limitele contractuale de afaceri existente între părți.

1.4. Ne puteți contacta pentru orice aspect legat de protecția datelor la: office@cabinet-hub.ro.

2. Ce date colectăm

2.1. Date furnizate de dumneavoastră: navigarea pe site, crearea contului de utilizator, rezervarea unui cabinet, încheierea contractului de subînchiriere și/sau comunicarea între părți reprezintă situațiile în care prelucrăm date furnizate de către dvs. În calitate de profesionist, anume: nume și prenume, adresa de e-mail, numărul de telefon, date de facturare și plată, cont bancar, adresa poștală, funcție, profesie, denumirea și datele de identificare ale formei de exercitare a profesiei (denumire, CUI, nr. Registrul Comerțului, sediu, cont bancar), profil de facturare, alte date din actul de identitate necesare încheierii contractului de subînchiriere, precum și, unde este cazul, documente care atestă dreptul de liberă practică.

2.2. Date privind rezervările și accesul în spații: istoricul rezervărilor (locație, cabinet, dată, interval orar), codurile de acces alocate și jurnalele de utilizare a acestora (momentul activării/folosirii codului la încuietorile inteligente).

2.3. Date colectate automat pe Site: adresa IP, tipul de browser și de dispozitiv, paginile vizitate, data și ora accesării, timpul petrecut pe Site, identificatori cookie — conform Politicii de Cookies.

2.4. Date din surse terțe: în mod limitat, putem primi informații de la partenerii noștri (de ex. confirmări de plată de la procesatorul de plăți) sau din registre publice (de ex. Registrul Comerțului, Registrul unic al psihologilor cu drept de liberă practică), pentru verificarea eligibilității.

2.5. Important — datele clienților dumneavoastră: cabinet-hub nu colectează și nu prelucrează date privind clienții/pacienții utilizatorilor platformei. Cabinetele nu sunt echipate cu sisteme de înregistrare audio sau video, iar conținutul ședințelor nu este monitorizat în niciun fel. Fiecare utilizator (terapeut) este operator de date independent în raport cu propriii clienți.

3. Scopurile și temeiurile prelucrării

3.1. Prelucrăm datele dumneavoastră pentru următoarele scopuri și în baza următoarelor temeiuri juridice:

  • crearea și administrarea contului, gestionarea rezervărilor, încheierea și executarea contractului de subînchiriere, generarea și comunicarea codurilor de acces — temei: executarea contractului sau demersuri precontractuale (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR);
  • procesarea plăților, emiterea facturilor, transmiterea acestora prin sistemul RO e-Factura, evidența contabilă și arhivarea documentelor financiar-contabile — temei: obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR);
  • verificarea eligibilității profesionale a utilizatorilor — temei: interesul nostru legitim de a asigura utilizarea conformă a spațiilor și executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) și f) GDPR);
  • asigurarea securității locațiilor, gestionarea accesului și prevenirea utilizării neautorizate a spațiilor (jurnale de utilizare a codurilor de acces) — temei: interesul nostru legitim (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR);
  • comunicări operaționale privind contul, rezervările și serviciile — temei: executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR);
  • comunicări de marketing (newsletter, oferte, promoții) — temei: consimțământul dumneavoastră (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR), care poate fi retras oricând;
  • îmbunătățirea Site-ului și a serviciilor, statistici agregate — temei: interesul nostru legitim (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR);
  • constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în justiție și soluționarea litigiilor — temei: interesul nostru legitim (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

3.2. Furnizarea datelor marcate ca obligatorii este necesară pentru încheierea și executarea contractului; refuzul furnizării lor face imposibilă prestarea serviciilor. Nu utilizăm procese decizionale exclusiv automatizate care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră.

4. Cui divulgăm datele

4.1. Datele dumneavoastră pot fi divulgate, în limita necesarului, către:

  • furnizori de servicii care ne asistă în operarea Platformei, care acționează, după caz, ca persoane împuternicite, pe bază de contract, sau ca operatori independenți:
    • NETOPIA Payments (NETOPIA Financial Services S.A., București) — procesarea plăților cu cardul; acționează, în ce privește datele cardului, ca operator independent. Nu stocăm numărul cardului și codul de securitate; dacă alegeți plata recurentă sau salvarea cardului, păstrăm doar un identificator (token) emis de NETOPIA, stocat criptat, împreună cu tipul cardului, ultimele 4 cifre și data expirării, până la revocarea metodei de plată sau încetarea relației contractuale;
    • Oblio — emiterea facturilor și transmiterea acestora prin sistemul RO e-Factura;
    • SMSAdvert — transmiterea mesajelor SMS (de ex. coduri de verificare și notificări operaționale);
    • TTLock — platforma de încuietori inteligente (vezi secțiunea 5);
    • Google — integrarea opțională cu Google Calendar, activată doar la cererea dumneavoastră, și serviciul de hărți (vezi Politica de Cookies);
    • Cloudflare — rețea de livrare și protecție a traficului către Site (procesează adresa IP și date tehnice ale cererilor);
    • furnizori de găzduire și mentenanță IT, de comunicații prin e-mail și de contabilitate.
  • autorități și instituții publice (de ex. ANAF — inclusiv prin sistemul RO e-Factura, organe fiscale, instanțe, organe de urmărire penală), atunci când legea o impune;
  • proprietarii spațiilor subînchiriate, strict în măsura necesară executării contractelor de închiriere principale;
  • consultanți profesionali (avocați, auditori), sub obligații de confidențialitate;
  • alte părți, cu consimțământul dumneavoastră sau conform instrucțiunilor dumneavoastră.

4.2. Nu vindem datele dumneavoastră cu caracter personal.

5. Transferuri în afara Spațiului Economic European

5.1. Datele sunt prelucrate, de regulă, în Spațiul Economic European (SEE). Furnizorii Google, Cloudflare și, după caz, alți furnizori de servicii pot prelucra date în afara SEE, în special în Statele Unite ale Americii, pe baza Cadrului UE–SUA de protecție a datelor sau a clauzelor contractuale standard. Sistemul de încuietori inteligente utilizat în locațiile noastre funcționează prin platforma TTLock, al cărei furnizor poate prelucra date în afara SEE (inclusiv în China). Datele transmise către această platformă sunt limitate la minimul strict necesar funcționării sistemului de acces — coduri de acces, momentele de utilizare a acestora și identificatori tehnici ai dispozitivelor — și nu includ numele clienților/pacienților utilizatorilor sau alte date privind activitatea desfășurată în cabinete. Pentru transferurile către țări care nu beneficiază de o decizie de adecvare a Comisiei Europene, ne asigurăm că acestea au loc pe baza garanțiilor prevăzute de GDPR (de ex. clauze contractuale standard adoptate de Comisia Europeană), completate, unde este necesar, de măsuri suplimentare de protecție.

6. Cât timp păstrăm datele

  • datele contului și ale rezervărilor — pe durata existenței contului și ulterior pe durata termenelor de prescripție aplicabile (de regulă 3 ani de la încetarea relației contractuale);
  • documentele financiar-contabile (facturi, evidențe de plată) — pe durata prevăzută de legislația fiscală și contabilă;
  • jurnalele de utilizare a codurilor de acces — pentru o perioadă de 12 luni, cu excepția cazului în care sunt necesare pentru investigarea unui incident;
  • datele prelucrate pe bază de consimțământ (marketing) — până la retragerea consimțământului;
  • datele colectate automat pe Site — conform duratelor din Politica de Cookies;
  • token-ul metodei de plată salvate — până la revocarea acesteia de către dumneavoastră sau încetarea relației contractuale, iar datele de plată — conform legislației financiar-contabile.

7. Drepturile dumneavoastră

7.1. În condițiile prevăzute de GDPR, în calitate de persoană fizică vizată, beneficiați de următoarele drepturi:

  • dreptul de acces la datele dumneavoastră și de a solicita o copie a acestora;
  • dreptul la rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
  • dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”), în condițiile art. 17 GDPR;
  • dreptul la restricționarea prelucrării, în condițiile art. 18 GDPR;
  • dreptul la portabilitatea datelor furnizate de dumneavoastră și prelucrate automat pe temei contractual sau pe bază de consimțământ;
  • dreptul la opoziție față de prelucrările întemeiate pe interes legitim, inclusiv dreptul de a vă opune oricând prelucrării în scop de marketing direct;
  • dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare retragerii;
  • dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice asupra dumneavoastră.

7.2. Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți contacta la office@cabinet-hub.ro. Vom răspunde în termen de cel mult o lună, termen care poate fi prelungit cu două luni în cazuri complexe, cu informarea dumneavoastră.

7.3. Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) — B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, www.dataprotection.ro — precum și dreptul de a vă adresa instanțelor de judecată.

8. Securitatea datelor

8.1. Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor împotriva accesului neautorizat, utilizării, divulgării, pierderii sau distrugerii neautorizate (de ex. criptarea comunicațiilor, controlul accesului la sisteme, limitarea accesului pe principiul necesității de a cunoaște). Nicio metodă de transmitere pe internet sau de stocare electronică nu este însă 100% sigură și nu putem garanta securitatea absolută; în cazul unei încălcări a securității datelor care generează un risc pentru drepturile dumneavoastră, vom proceda conform art. 33-34 GDPR.

9. Cookies

9.1. Site-ul utilizează cookies și tehnologii similare. Informații detaliate privind tipurile de cookies utilizate, duratele de stocare și modalitățile de gestionare a preferințelor sunt disponibile în Politica de Cookies, publicată pe Site.

10. Minori

10.1. Site-ul și serviciile noastre se adresează persoanelor care desfășoară activități de consiliere psihologică sau psihoterapie și nu sunt destinate persoanelor sub 18 ani. Nu colectăm cu bună știință date de la minori.

11. Modificări ale Politicii de Confidențialitate

11.1. Ne rezervăm dreptul de a actualiza această Politică de Confidențialitate. Orice modificare va fi publicată pe această pagină, cu indicarea datei ultimei actualizări, iar pentru modificările semnificative vă vom informa prin e-mail sau prin intermediul contului.

12. Contact

12.1. Pentru întrebări sau nelămuriri cu privire la această Politică de Confidențialitate sau la prelucrarea datelor dumneavoastră, vă rugăm să ne contactați la adresa de e-mail office@cabinet-hub.ro.